Una factura electrónica es una factura tributaria emitida y recibida en formato electrónico que preserva la autenticidad, la integridad y la legibilidad. La factura B2G es obligatoria desde el 15 de enero de 2015 a través de FACe. La facturación electrónica B2B será obligatoria por fases cuando se apruebe definitivamente el Reglamento «Crea y Crece». Verifactu es una norma antifraude separada para los programas de facturación.
Preguntas rápidas
¿Qué es la factura electrónica en una sola frase?
Una factura legal emitida y recibida electrónicamente que preserva autenticidad, integridad y legibilidad.
¿La factura electrónica ya es obligatoria?
Sí en B2G desde el 15 de enero de 2015 vía FACe. En B2B será obligatoria después de que el reglamento definitivo se publique en el BOE.
Factura electrónica vs Verifactu, ¿son lo mismo?
No. Verifactu regula cómo tu software registra las facturas para que no puedan alterarse. La factura electrónica B2B regula cómo se intercambian las facturas entre empresas y cómo se declara el pago al Estado.
¿Un PDF cuenta como factura electrónica?
Un PDF puede ser una copia para tu cliente. Para el intercambio estructurado necesitarás un formato como Facturae XML.
¿Qué necesito preparar ahora?
Elige un software que emita y reciba facturas estructuradas y que esté preparado para Verifactu.
Qué es la factura electrónica
Una factura legal en formato digital, con controles que prueban quién la envió y que nada ha cambiado. Sigue siendo una factura normal a efectos de IVA e IRPF. La diferencia está en el formato y en los controles que la protegen.
Una factura electrónica válida debe conservar tres cosas: autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad en el tiempo. Puedes lograrlo con una firma electrónica avanzada, con EDI entre las partes, o con controles internos sólidos que generen una traza de auditoría fiable.
Las reglas generales están en el Real Decreto 1619/2012. Fija el contenido de la factura, cómo numerarla y cómo conservarla.
Requisitos
Es el mismo documento tributario que una factura en papel, solo que digital. Debes incluir: número y serie, fecha, NIF del emisor y del cliente, base imponible, IVA o retenciones, y total.
Para cumplir autenticidad e integridad usa una de tres opciones: firma electrónica avanzada con certificado digital, EDI con controles acordados, o controles internos que creen una traza de auditoría fiable. En todos los casos la factura debe mantenerse legible.
Facturae XML es el formato de referencia para el sector público. Un PDF por sí solo no cubrirá el intercambio estructurado del régimen B2B.
Qué es la factura electrónica obligatoria
La factura B2G ya es obligatoria. B2B será obligatoria tras la publicación del Real Decreto definitivo. Desde el 15 de enero de 2015 los proveedores de entidades públicas envían facturas electrónicas vía FACe en Facturae XML.
La Ley Crea y Crece hace obligatoria la factura electrónica B2B una vez aprobado su reglamento. Los borradores apuntan a plazos por fases: empresas con más de 8 millones tendrán un año y el resto, dos años. Lee la guía completa sobre factura electrónica obligatoria.
Cómo funciona
Piensa en tres capas: el formato, la vía y la herramienta que usas.
Formato. Facturae XML 3.2.x es el estándar del sector público.
Vías. FACe es el punto de entrada para B2G. MiFacturae es la aplicación web para crear y validar facturas para FACe. El nuevo régimen B2B ampliará las vías disponibles.
Herramientas. Elige un software capaz de crear facturas estructuradas, firmarlas, validar el esquema y enviarlas por la vía adecuada. Conserva los ficheros originales y los acuses.
Fechas y a quién se aplica
Hoy la factura B2G es obligatoria. B2B está pendiente del reglamento final.
Ventanas previstas tras la publicación: un año para empresas con más de 8 millones, dos años para el resto. Las únicas fechas vinculantes serán las del BOE tras publicarse el Real Decreto.
Factura electrónica vs Verifactu
Resuelven problemas distintos. Verifactu obliga a que tu software cree una cadena inalterable de registros de factura con hash, sello de tiempo y código QR. La norma B2B regula cómo se mueven las facturas entre las partes y cómo se declaran los estados de pago.
Debes cumplir con ambas. Tu programa de facturación debe gestionar las reglas de Verifactu y también el intercambio B2B cuando entre en vigor.
Paso a paso: emitir y recibir
- Recoge los datos obligatorios del Real Decreto 1619/2012. Mantén limpia la serie y las fechas.
- Genera Facturae XML si facturas al sector público. Puedes adjuntar un PDF como copia legible.
- Valida el archivo. Envía por FACe en B2G.
- Conserva los ficheros originales y los acuses.
Acepta facturas estructuradas de tus proveedores, valida el esquema y guárdalas con controles que aseguren que permanecen legibles e inalteradas.
Beneficios y errores comunes
Beneficios: ciclos más rápidos, menos errores, mejor conservación, menos trabajo manual, controles antifraude más fuertes.
Errores a evitar: no confundas FACe, FACEB2B y las futuras vías B2B. Un PDF por sí solo no cumplirá las nuevas reglas. No omitas el QR, la cadena de hashes y los registros de eventos de Verifactu.
Qué hacer ahora
- Elige un software preparado para Verifactu y que pueda emitir y recibir facturas electrónicas.
- Prueba ya las facturas B2G con MiFacturae y FACe.
- Prepárate para declarar el estado de pago cuando el texto final lo confirme.
Si quieres empezar gratis, renn ofrece un plan de facturación gratuito con funciones Verifactu.
Conclusión
La facturación electrónica es la forma por defecto de facturar. La B2G ya es obligatoria. B2B llegará tras el reglamento definitivo en el BOE. Empieza ahora con un software que cumpla Verifactu y que pueda intercambiar facturas estructuradas.
Para consultar la guía completa, haz clic aquí.
Guía completa sobre factura electrónica obligatoria.
