Cómo hacer una factura a mano

Sí, puedes hacer una factura a mano. Solo tiene que incluir todos los campos legales y conservarla correctamente. Esta guía explica qué escribir, cómo calcular el IVA, cuándo restar el IRPF y qué cambia con la facturación electrónica. Válido para autónomos y microempresas que emiten facturas en papel o PDF fuera del canal B2G.

Las facturas a administraciones pública deben ser electrónicas vía FACe. La facturación electrónica B2B y Verifactu se implantan por fases. Las facturas manuscritas siguen siendo válidas en los casos permitidos hasta que apliquen esas obligaciones.

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Preguntas rápidas

¿Qué es una factura manuscrita?
Una factura legal escrita en papel. Válida si el contenido es correcto y guardas una copia.

¿Puedo enviar un escáner o foto?
Sí. Escribe con bolígrafo, escánea a PDF y guárdala bien.

¿Siempre cobro IVA?
Por lo general sí. Algunas actividades están exentas o aplica inversión del sujeto pasivo.

¿Cuándo resto IRPF?
Solo en servicios profesionales B2B domésticos. No en B2C ni en ventas de bienes.

Fórmula base. Total = base + IVA - IRPF.

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Cómo hacer una factura a mano: inicio rápido

Una factura manuscrita es válida por su contenido, no por el soporte. Escribe con tinta clara o genera un escáneo PDF nítido. Guarda siempre una copia.

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Lista paso a paso para una factura completa

• Número y serie. Usa numeración correlativa. Crea series separadas para distintos establecimientos o facturas rectificativas.
• Fecha de expedición. Añade la fecha de la operación si es distinta.
• Datos del emisor. Nombre o razón social, NIF, domicilio, contacto.
• Datos del destinatario. Nombre o razón social, NIF/CIF, domicilio.
• Líneas de bienes o servicios. Descripción clara, cantidad, precio unitario.
• Base imponible. Totales por línea y subtotal antes de impuestos.
• IVA. Indica el tipo: 21 %, 10 %, 4 % o 0 % según proceda. Muestra la cuota por tipo.
• Retención de IRPF (si aplica). Para servicios profesionales B2B domésticos. 15 % general o 7 % para nuevos profesionales. Réstala.
• Total de la factura. Base + IVA - IRPF.
• Condiciones de pago. Vencimiento, método, IBAN. Opcional pero recomendado.
• Notas. Añade leyendas legales si hay exención de IVA, inversión del sujeto pasivo o factura rectificativa.
• Entrega y archivo. Entrega el original al cliente. Conserva una copia al menos 4 años. Los escáneos valen si mantienes integridad y legibilidad.

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Fórmulas útiles

IVA = base x tipo

Retención IRPF = base x 0,15 (o 0,07)

Total = base + IVA - IRPF

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Cómo hacer una factura con IVA: tipos, cuándo cobrar y ejemplos

Se añade IVA a la mayoría de operaciones salvo exención. Muestra el tipo y la cuota en la propia factura.

Tipos de IVA

• 21 % general. La mayoría de bienes y servicios.
• 10 % reducido. Parte de la alimentación, hostelería, transporte, reparaciones de vivienda.
• 4 % superreducido. Alimentos básicos, libros, medicamentos.

Algunos bienes pueden cambiar de categoría. Consulta la tabla de tipos de la AEAT para asignaciones actuales.

Cuándo no cobrar IVA

• Actividades exentas (art. 20 LIVA). Sanidad, educación, determinadas finanzas y seguros, algunas operaciones culturales e inmobiliarias. No se repercute IVA y el soportado no es deducible salvo reglas especiales.
• Servicios B2B intracomunitarios. El lugar de realización puede desplazarse al país del comprador. El destinatario se autorrepercute. Recuerda el Modelo 349.
• Exportaciones fuera de la UE. Tipo 0 %.
• Inversión del sujeto pasivo. En ciertos servicios de construcción, chatarra y otros supuestos. La factura lleva la leyenda y 0 de IVA repercutido.

Texto para inversión del sujeto pasivo

«Operación con inversión del sujeto pasivo - art. 84 LIVA. IVA no repercutido. El destinatario debe autorrepercutir.»

Consulta este vídeo en nuestro canal de YouTube, que te explica el proceso paso a paso.

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Mini ejemplos

• Ejemplo A. Solo IVA general: base 1.000 € al 21 % = 210 € de IVA. Total 1.210 €.
• Ejemplo B. IVA reducido: base 1.000 € al 10 % = 100 €. Total 1.100 €.
• Ejemplo C. IVA superreducido: base 1.000 € al 4 % = 40 €. Total 1.040 €.
• Ejemplo D. Inversión del sujeto pasivo: base 1.000 €. IVA 0 €. Leyenda «inversión del sujeto pasivo art. 84 LIVA». Total 1.000 €.

Para una plantilla con todos los pasos, consulta cómo hacer una factura.

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Campos obligatorios: factura completa frente a simplificada

Factura completa (ordinaria)

Debe incluir: número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, NIF y nombre del destinatario, domicilios, descripción de bienes o servicios, base imponible, tipo y cuota de IVA, total, retención de IRPF si aplica, referencia a la factura rectificada cuando proceda.

Factura simplificada

Cuándo se permite y qué debe incluir: número y serie, fecha, identificación y NIF del emisor, descripción de bienes o servicios, tipo de IVA y la expresión «IVA incluido» opcional, importe total. Añade datos del destinatario solo si los solicita para deducir.

Límites.

• Hasta 400 € IVA incluido con carácter general.
• Hasta 3.000 € IVA incluido en ciertas actividades: hostelería, peluquerías, aparcamientos, peajes y similares.

Si superas los límites o tu cliente B2B necesita deducir, emite factura completa.

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Numeración, series, rectificaciones y duplicados

• Reglas de numeración. Cada serie debe ser estrictamente correlativa, sin huecos. No reutilices ni renumeres facturas emitidas. Usa series separadas para distintos puntos de venta o monedas extranjeras si ayuda.
• Facturas rectificativas. Para corregir un error, emite una rectificativa con su propia numeración. Incluye referencia a la original y el método de corrección: sustitución total o por diferencias.
• Duplicados. Puedes emitir un duplicado si el cliente pierde el original. Márcalo claramente como «duplicado» y contrólalo para evitar doble contabilización.

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IRPF en facturas: cuándo retener el 15 % o el 7 %

Cuándo aplica

Solo para profesionales, no para comerciantes de bienes. Aplica al facturar a otra empresa o autónomo por servicios prestados en territorio español.

Tipos

• 15 % tipo general.
• 7 % tipo reducido durante el año de alta y los dos siguientes si cumples las condiciones. Informa por escrito al cliente cuando apliques el 7 %.

Cómo mostrarlo en la factura

Estructura: subtotal base + IVA - retención IRPF = total a pagar.

No se retiene IRPF en B2C ni en la mayoría de ventas de bienes.

Impacto trimestral

Quien paga practica la retención y la ingresa con sus modelos. El profesional la concilia después en su declaración de IRPF.

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Conservación de registros: copias, plazo y formato

• Plazo. Conserva facturas emitidas y recibidas al menos 4 años desde el fin del plazo de declaración. Pueden aplicar periodos más largos por normas mercantiles o bienes de inversión.
• Formato. Papel o copias electrónicas son válidas si garantizas integridad, legibilidad y accesibilidad. Los escáneos son aceptables. Debes poder aportar las facturas a la AEAT cuando las solicite.
• Consejos prácticos. Escánea las facturas manuscritas a PDF. Nombra los archivos serie-número_fecha_cliente. Haz copia de seguridad en dos ubicaciones. Si trabajas con hojas de cálculo, revisa facturación con Excel.

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Ejemplos resueltos: plantillas que puedes copiar

Ejemplo 1: servicio profesional con IVA e IRPF

Cabecera: «Factura A-2026-001» - Fecha: 03-01-2026

Emisor: nombre, NIF, domicilio. Destinatario: Empresa SL, NIF, domicilio.

Concepto: «Proyecto de diseño - enero 2026 - 20 horas x 50 €»

Subtotal: 1.000 €. IVA 21 %: 210 €. IRPF 15 %: -150 €. Total: 1.060 €.

Nota: «Servicio profesional B2B doméstico. IRPF retenido por el destinatario.»

Ejemplo 2: factura simplificada en hostelería

Campos: número, fecha, NIF y nombre del emisor, descripción «menú cátering». IVA 10 % incluido. Total 275 €.

Ejemplo 3: leyenda de inversión del sujeto pasivo

Texto: «Operación con inversión del sujeto pasivo - art. 84 LIVA. IVA no repercutido. El destinatario debe autorrepercutir.»

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Factura a mano frente a factura electrónica: qué cambia y cuándo migrar

B2G. Desde el 15-01-2015, las facturas a administraciones públicas son electrónicas (Facturae) vía FACe. No se admite papel en ese canal.

B2B. La Ley Crea y Crece hará obligatoria la e-factura B2B cuando se apruebe el reglamento técnico. Primero grandes empresas, después el resto en 12 y 24 meses respectivamente. Planifica el cambio.

Verifactu. Los fabricantes de software ya deben cumplir. Los negocios deben usar sistemas conformes en 2026, con plazo adicional para autónomos hasta julio de 2026. Usa la factura a mano solo donde esté permitida.

Cuándo migrar ya:

• Emites más de unas pocas facturas al mes.
• Necesitas ROI y Modelo 349 para operaciones intracomunitarias.
• Trabajas con clientes públicos o que piden e-facturas estructuradas.
• Quieres numeración limpia y cálculos automáticos de IVA e IRPF.

Qué buscar en un software: control de series correlativas, tipos de IVA 21-10-4, IRPF 15-7, leyendas de inversión del sujeto pasivo, Modelos 303, 390 y 349, preparación Verifactu y exportación FACe para B2G.

Lee más: Factura electrónica obligatoria para autónomos.

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Conclusión

Aún puedes escribir una factura a mano. Solo tienes que incluir todos los campos exigidos y archivarla correctamente. Añade IVA cuando proceda, resta IRPF solo en servicios profesionales B2B domésticos y numera en secuencia. Para el sector público y pronto para la mayoría del B2B, necesitarás software de e-factura. Planifica esa transición ya.

Consulta la guía de facturación para autónomos o elige la plataforma adecuada: mejor plataforma de facturación.