Esta guía recoge todos los datos para hacer una factura: los mínimos legales, cómo rellenarla sin errores y qué cambia según el tipo de operación. Encontrarás checklists para factura completa y simplificada, las diferencias entre B2C y B2B, y cómo aplicar IVA, retención de IRPF, exenciones e inversión del sujeto pasivo. También desmontamos los mitos más habituales y explicamos sin tecnicismos las novedades de 2026 sobre Verifactu y el QR. Para el contexto completo de la facturación para autónomos, consulta la guía pilar.
Preguntas rápidas
¿Qué datos debe contener una factura? Número y serie, fechas, datos del emisor y del cliente, descripción, base imponible, IVA por tipo y menciones legales cuando proceda.
¿Tengo que poner "pagado" o una forma de pago? No. Son notas opcionales. Ayudan a cobrar, pero no son datos obligatorios.
¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada? En la mayoría de ventas B2C hasta 400 euros IVA incluido, o hasta 3.000 euros en comercio minorista y transporte.
¿Cuándo debo añadir retención de IRPF? Cuando eres profesional y facturas servicios B2B. El tipo general es 15%, o 7% en los primeros años de actividad.
¿Verifactu cambia el contenido de la factura? No. Verifactu regula el software y el QR, no los datos del IVA. Los campos obligatorios siguen siendo los mismos.
Datos para hacer una factura: checklist
Empieza aquí. Copia esta lista antes de enviar cualquier factura.
Factura completa: campos obligatorios
Número de factura y, si se usa, serie. Series separadas para rectificativas, autofacturas o ejecuciones.
Fecha de expedición. Añade fecha de operación si difiere o si hay anticipos.
Datos del emisor: razón social o nombre y apellidos, NIF o VAT ID, y domicilio.
Datos del cliente: razón social o nombre y apellidos, domicilio. El NIF/VAT ID es obligatorio en entregas intracomunitarias exentas, inversión del sujeto pasivo y otros casos que lo requieran.
Descripción de bienes o servicios. Precio unitario sin impuestos. Descuentos no incluidos en el precio.
Tipo o tipos de IVA y cuota de IVA por tipo, desglosada. Base imponible.
Menciones legales cuando proceda: exención con referencia, inversión del sujeto pasivo, o regímenes especiales.
Para medios de transporte nuevos, añade fecha de primera utilización y kilometraje u horas.
Factura simplificada: campos exigidos
Número y serie. Fecha de expedición.
Nombre del emisor y NIF.
Identificación de los bienes o servicios.
Tipo de IVA y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido". Contraprestación total.
Si es rectificativa, referencia la factura corregida.
Si el cliente necesita deducir el IVA: añade NIF y domicilio del cliente y la cuota de IVA desglosada.
Nota rápida
La forma de pago y el sello "pagado" no son requisitos legales. Son buenas prácticas, nada más.
Elementos y partes de una factura
Toda factura tiene cinco bloques: encabezado, cliente, cuerpo, totales y menciones legales. Deben aparecer siempre, en papel o en formato electrónico.
Encabezado. La palabra Factura. Número y serie. Fecha de expedición. Datos del emisor.
Bloque del cliente. Nombre o razón social. Domicilio. NIF o VAT ID donde la ley lo exige o cuando el cliente lo necesita para deducir IVA.
Cuerpo. Descripción de cada línea. Unidades. Precios unitarios. Descuentos. Base imponible por tipo de IVA.
Totales.IVA por tipo y total. Líneas de IRPF cuando apliquen. Total a pagar.
Pie (opcional). Forma de pago, IBAN, vencimiento, número de pedido, albaranes o condiciones comerciales.
Cómo rellenar una factura paso a paso
Sigue este orden para que cuadren los totales y no falte ninguna mención. Para un tutorial completo, consulta cómo hacer una factura.
Elige serie y número. Mantén secuencias sin huecos.
Introduce la fecha de expedición y, si difiere, la fecha de operación.
Completa el bloque del emisor: razón social, NIF, domicilio.
Completa el bloque del cliente: nombre, domicilio y NIF donde la ley lo exige.
Detalla las líneas: cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos. Agrupa por tipo de IVA si hay mezcla.
Calcula la base imponible por tipo, el IVA y la cuota. Suma al total.
Si eres profesional, añade la retención de IRPF como línea negativa. Tipo general 15%, o 7% en el año de inicio y los dos siguientes.
Si la operación está exenta o en inversión del sujeto pasivo, no repercutas IVA. Añade la referencia legal correspondiente.
Opcional pero recomendable: forma de pago, IBAN, vencimiento y referencia de pedido.
Mini ejemplo: factura de servicios
10 horas x 50 € = base 500 €. IVA 21% = 105 €. IRPF -15% = -75 €. Total a pagar: 530 €.
Consejo rápido
renn rellena automáticamente los datos del cliente, calcula IVA e IRPF y gestiona las series. Exporta a PDF y envíalo directamente.
Cómo rellenar una factura a mano
Las facturas manuscritas son legales si incluyen todos los campos obligatorios y respetan la numeración. Las mismas reglas que en digital.
Usa talonarios prenumerados o tu propia serie. Nunca saltes números. Guarda copias.
Escribe con letra clara e indeleble. Evita el papel térmico, que se borra con el tiempo. Escanea para conservar.
Corrige errores con una factura rectificativa. Nunca taches la original.
Añade la fecha de operación cuando difiera de la de expedición. Incluye menciones legales si aplican.
En servicios B2B profesionales, aplica retención de IRPF cuando corresponda.
Conserva copias durante el plazo legal, en papel o escaneadas, y asegúrate de que siguen siendo legibles.
Datos de facturación: cuáles son obligatorios
Solo algunos datos son obligatorios según el tipo de factura y la situación concreta.
Siempre en facturas completas
Nombre, NIF y domicilio del emisor. Nombre y domicilio del cliente. Número y serie. Fechas. Descripción. Tipo y cuota de IVA. Base imponible. Menciones legales cuando proceda.
En facturas simplificadas
Nombre del emisor y NIF, fecha, identificación del bien o servicio, tipo de IVA y total. Añade NIF y domicilio del cliente y desglose de IVA solo cuando necesite deducir.
Cuándo el NIF del cliente es obligatorio en facturas completas
Entregas intracomunitarias exentas, inversión del sujeto pasivo, operaciones imponibles con emisor establecido y otros casos recogidos en el reglamento.
No obligatorios pero útiles
IBAN, condiciones de pago, número de pedido, email de contacto y albarán.
Datos para factura a particulares (B2C)
Si vendes a consumidores, puedes emitir factura simplificada dentro de los límites legales. Para importes mayores o si piden datos fiscales, emite factura completa.
Hasta 400 euros IVA incluido con carácter general. Hasta 3.000 euros en retail, transporte u hostelería.
En una simplificada B2C no incluyas NIF ni domicilio del consumidor, salvo que pida deducción.
Si el consumidor pide factura completa, por ejemplo para una subvención, incluye nombre y domicilio. El NIF solo si lo solicita.
En ventas a distancia, intracomunitarias, exportaciones o regímenes especiales, emite siempre factura completa.
Si el cliente es empresa o profesional, trátalo como B2B. Emite factura completa y aplica IRPF si eres proveedor profesional.
Factura fiscal: IVA, exenciones, inversión del sujeto pasivo e IRPF
El tratamiento fiscal cambia los campos que muestras y el texto legal que añades.
IVA estándar
Muestra base imponible, tipo (21%, 10% o 4%) y la cuota por tipo.
Operaciones exentas
No repercutas IVA. Añade leyenda: Exenta, LIVA art. 20 y el apartado correspondiente (educación, sanidad, finanzas o determinados inmuebles).
Operaciones no sujetas
Añade la referencia legal (LIVA art. 7 u 8) cuando proceda.
Entregas intracomunitarias y exportaciones
No repercutas IVA. Añade la referencia legal. Verifica el VAT del cliente UE y conserva las pruebas de transporte o exportación.
Inversión del sujeto pasivo
No repercutas IVA. Añade la leyenda Inversión del sujeto pasivo con la referencia legal. El cliente autoliquida el impuesto.
Retención de IRPF
Normalmente 15%, o 7% en el año de inicio y los dos siguientes. Muéstrala como línea negativa en el total.
Recargo de equivalencia
IVA y recargo en compras. Si eres proveedor de un minorista en este régimen, incluye las líneas de recargo que correspondan.
Mitos y preguntas sobre datos de facturación
En una factura tiene que poner pagado. Falso. No es requisito legal.
Es obligatorio poner la forma de pago. Falso. Es recomendable para gestionar cobros, no obligatorio.
Una proforma vale como factura. Falso. La proforma no tiene efectos fiscales. Emite la factura en la entrega o en el anticipo.
Las facturas electrónicas necesitan datos extra. El contenido legal es el mismo. Algunas reglas B2B futuras exigirán mensajes de estado entre sistemas, pero eso no afecta al contenido de la factura.
Con facturas simplificadas siempre puedes deducir el IVA. Falso. La deducción exige NIF y domicilio del cliente y la cuota de IVA desglosada.
2026: Verifactu, QR y software
Verifactu regula cómo debe funcionar el software de facturación. No cambia los datos obligatorios de la factura.
Dos modos: VERIFACTU (envía registros online a la AEAT) y NO VERIFACTU (guarda registros firmados localmente). Ambos añaden un QR a las facturas.
En la cara de la factura: aparece el QR y, en sistemas VERIFACTU, la leyenda correspondiente.
Si solo facturas a mano y nunca usas software SIF, quedas fuera de Verifactu. En cuanto uses algún SIF, aplica.
La AEAT ofrecerá un formulario para pequeños emisores que quieran generar facturas conformes sin software propio.
País Vasco y Navarra usan TicketBAI. El resto usa Verifactu.
Requisitos de la facturación: resumen
Identificación correcta del emisor y del cliente.
Numeración correlativa con series separadas cuando proceda.
Fechas de expedición y, si aplica, de operación.
Descripción de operaciones y precios.
Base imponible, tipo de IVA y cuota desglosada por tipo.
Menciones legales de exención, inversión del sujeto pasivo o régimen especial cuando aplique.
Conservación y legibilidad durante el plazo legal.
Elige el software que encaje con tu flujo
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Conclusión
Toda factura debe incluir identificación del emisor y del cliente, fechas, descripción, base imponible, IVA con sus menciones y numeración correcta. La forma de pago y el sello de pagado son opcionales. Usa factura simplificada para ventas B2C pequeñas dentro de los límites legales. Emite factura completa cuando el cliente sea empresa o las reglas fiscales lo exijan. Añade IRPF cuando seas profesional que factura B2B. En operaciones exentas o de inversión del sujeto pasivo, no repercutas IVA y añade la referencia legal. Verifactu afecta al software y al QR, no al contenido esencial de la factura.
